Siirtolapuutarhaliiton tiedote: Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset COVID-19 poikkeuslain aikana

Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset COVID-19 poikkeuslain aikana

Liittoon on tullut yhteydenottoja yhdistyksiltä liittyen sääntömääräisten kokousten järjestämiseen koronapandemian edelleen jatkuessa.

Eduskunta on hyväksynyt väliaikaisen sääntelyn, jotta mm. yhdistysten kokoukset voidaan jollakin tavalla järjestää Covid-19 epidemian terveydensuojelutarpeiden mukaisesti sekä leviämisen rajoittamiseksi annetuista kokoontumisrajoituksista huolimatta. Poikkeamislain tarkoituksena on turvata yhteisöjen päätöksenteon häiriöttömyys ja turvallisuus koronaepidemian aikana. Ensimmäinen poikkeamislaki oli voimassa 1.5.-30.9.2020. Väliaikaisen lain voimassaoloa on 3.11.2020 alkaen jatkettu 30.6.2021 asti.

Laki väliaikaisesta poikkeamisesta covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200677

Huomioitavaa verrattuna alkuperäiseen poikkeamislakiin, jonka voimassaolo päättyi 30.9.2020

Nyt voimassa olevan väliaikaisen lain mukaisesti yhdistykset voivat sallia etäosallistumisen ja asiamiehen käytön sääntömääräisissä kokouksissaan kesäkuun 2021 loppuun asti, vaikka sitä ei ole sallittu yhteisön säännöissä. Yhdistyksen hallitus voi myös väliaikaisen lain nojalla edellyttää ennakkoilmoittautumista kokouksiin. Ilmoittautumisen määräpäivä on enintään 2 viikkoa ennen kokousta. Väliaikaisessa laissa ei sallita kokousten lykkäämistä yli yhteisölakiin tai yhteisön sääntöihin perustuvan määräajan.

Sääntömääräisen kokouksen pitäminen etäkokouksena

• Etäosallistuminen on aina vaihtoehtoinen, ei ainoa osallistumistapa.
• Yhdistyksen kokouksella on oltava virallisesti aika ja paikka, johon jäsenet voivat tulla päätösvaltaa käyttämään. Käytännössä paikan päällä voivat olla esimerkiksi puheenjohtaja ja sihteeri. Yhdistys voi antaa periaatteessa mahdollisuuden osallistumiseen paikan päällä, mutta käytännössä voidaan sopia, että kokous toteutetaan etänä turvallisuuteen vedoten. Paikan päällä järjestetyssä kokouksessa yhdistyksen on noudatettava kulloinkin voimassa olevia kokoontumisrajoituksia.
• Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia etäosallistumisen, vaikkei sitä olisi erikseen yhdistyksen säännöissä mainittu. Vaihtoehtoinen osallistuminen voidaan toteuttaa mm. postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen välityksellä. Yhdistyksellä ei tarvitse olla tätä varten hyväksyttyä äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksen säännöissä.
• Hallitus voi päättää, että etäkokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.

Etäkokousten osalta huomioitavaa

• Yhdistyksen on järjestettävä tasavertainen mahdollisuus toteuttaa jäsenoikeuksia. Tästä syystä etäosallistuminen on vain vaihtoehtoinen osallistumistapa.
• Osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus on voitava selvittää tavallisessa yhdistyksen kokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla.
• Äänestyksiin on syytä varautua etukäteen. Vaalisalaisuuden takia voi olla toistaiseksi varminta lykätä henkilövalinnat myöhemmäksi.
• Jäseninä voi olla henkilöitä, joilla on haasteita digilaitteiden käyttöön liittyen. Avustajan käytölle (digiavustaja) ei ole mitään estettä.
• Poikkeamislain nojalla yhdistyksen hallitus voi sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä valtakirjalla yhdistyksen kokouksessa (joko paikan päällä tai digitaalisesti). Tästä on oltava maininta kokouskutsussa.
• Poikkeamislain mahdollistamat etäyhteys- ja asiamiesjärjestelyt valtakirjalla ovat voimassa kesäkuun 2021 loppuun asti. Tämän jälkeen pidettävissä kokouksissa etäyhteysjärjestelyt ovat mahdollisia vain, jos yhdistyksen säännöt ne sallivat.

Yksimielinen päätöksenteko ilman kokousta

• Jäsenet voivat yksimielisinä päättää yhdistyksen kokoukselle kuuluvasta asiasta ilman kokousta. Päätös on tehtävä kirjallisesti, päivättävä ja kunkin yhdistyksen jäsenen on allekirjoitettava se. Kirjalliseen päätökseen sovelletaan muuten, mitä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjasta säädetään.
• Yksimielinen päätöksenteko voidaan toteuttaa esim. sähköpostilla tai postitse, mutta se vaatii kaikkien jäsenten myötävaikutusta. Päätös voidaan allekirjoittaa myöhemmin.

Kysymyksiä ja vastauksia mahdollisiin ongelmakohtiin liittyen:

Mitä jos kokouksessa oli tarkoitus valita puheenjohtaja ja hallituksen jäseniä?

• Yhdistyksellä on oltava hallitus kaikissa tilanteissa – myös poikkeusoloissa.
• Jos uutta kokousta ja henkilövalintoja ei ole voitu järjestää, niin väistyvä hallitus on edelleen toimivaltainen. Silloin toimivalta rajoittuu tavanomaiseen toimintaan liittyvään keskeiseen päätöksentekoon.

Miten toimitaan jäsenmaksujen osalta?

• Monessa yhdistyksessä jäsenmaksut vahvistetaan vuosittain yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen toiminta saattaa vaarantua ilman jäsenmaksuja ja tästä syystä useat yhdistykset ovat jatkaneet edellisenä vuonna vahvistetun jäsenmaksun perimistä poikkeusoloihin vedoten ilmoituksella, että maksut vahvistetaan myöhemmin.
• Suosituksena on, että jäsenmaksun maksamatta jättämisestä ei pitäisi poikkeustilanteessa seurata perintätoimia tai erottamista.

Mitä jos tulee erimielisyyksiä kokouksen järjestämisestä tai poikkeusolojen aikana tehdyistä päätöksistä?

• Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokous on pidettävä säännöissä määrättynä aikana. Jos sitä ei ole kutsuttu koolle, on jokaisella yhdistyksen jäsenellä oikeus vaatia kokouksen pitämistä. Jäsenten on esitettävä vaatimus yhdistyksen ylimääräisen kokouksen pitämisestä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. (ks. tarkemmin YhdL 20.2 §)
• Sääntöjen vastaisesta kokouksesta tai päätöksestä voi valittaa moitekanteella (YhdL 32 §). Jollei kannetta nosteta määräajassa, päätöstä on pidettävä pätevänä.

Lopuksi

COVID-19 –viruksen aiheuttama poikkeustila jatkuu asiantuntijoiden mukaan todennäköisesti ensi kesään asti. Se hankaloittaa yhdistysten toimintaa ja jokaisen arkielämää, mutta sille kukaan ei valitettavasti voi mitään.

Vaikka nykyinen poikkeuslaki ei sellaisenaan salli kokousten lykkäämistä, voi hallitus päättää lykkäämisestä turvallisuuteen vedoten. On epätodennäköistä, että jäsenet kyseenalaistaisivat tuollaista päätöstä ja vaatisivat kokousta pidettäväksi.

Meillä on kaikilla velvollisuus pyrkiä suojelemaan toisiamme!

Pertti Laitila

puheenjohtaja

Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry