Yhdistysten kokousten järjestäminen Covid19-pandemian aikana

3.2.2021

Koronapandemiasta johtuen yhdistyslain soveltamista koskee nyt väliaikainen poikkeuslaki. Poikkeus on voimassa 31.6.2021 asti. Ko. laki sallii mm. edustajan käyttämisen vaaleissa ja äänestyksissä sekä etäosallistumisen yhdistyksen kokouksiin myös sellaisissa yhdistyksissä, joiden säännöissä etäosallistumista ei ole mainittu.

Nykyinen poikkeuslaki ei sinänsä salli kokousten siirtämistä – toisin kuin keväällä 2020 voimassa ollut poikkeuslaki. Kuitenkin yhdistyksille on annettu täysin yksiselitteiset ohjeet siitä, että kokousten järjestämisessä on aina noudatettava Aluehallintovirastojen kulloinkin voimassa olevia määräyksiä kokoontumisrajoituksista. Yhdistyslaki edellyttää, että jokaisella yhdistyksen jäsenellä pitää olla oikeus osallistua yhdistyksen kokoukseen niin halutessaan. Näin ollen yhdistys ei voi rajata kokousten osallistujamäärää. Yhdistys ei myöskään voi pakottaa kaikkia osallistumaan etäyhteyden kautta – etäosallistuminen on aina vain vaihtoehto.

Tilanne on yhdistyksille äärimmäisen vaikea ja kiusallinen. Moni yhdistys on siirtänyt – hallituksensa päätöksellä – kokouksiaan pidettäväksi myöhemmin kuin mitä yhdistyksen säännöt edellyttävät. Kokousten siirtämisen taustalla on sekä kokoontumisrajoitusten noudattaminen että huoli jäsenistön turvallisuudesta. Liitto toivoo, että siirtolapuutarhayhdistysten jäsenistössä kunnioitetaan yhteistä tavoitetta järjestää kokoukset vasta sitten, kun se on kaikille turvallista.

Poikkeuslaki mahdollistaa sen, että kokouksissa voidaan käyttää asiamiestä. Asiamiestä voidaan nyt käyttää, vaikka sellainen ei yhdistyksen sääntöjen mukaan olisi mahdollista. Poikkeuslain mukaan jäseniä voi asiamiehenä edustaa periaatteessa kuka tahansa. Sellainen rajoite poikkeuslaissa kuitenkin on, että yksi asiamies voi kokouksessa edustaa maksimissaan 10 % kokoukseen osallistuvista. Käytännössä tuo tarkoittaa sitä, että jos vaikka yhdellä asiamiehellä olisi 10 valtakirjaa (jotka on syytä toimittaa vaikkapa skannattuna ennen kokousta), mutta kokoukseen osallistuisi vain 50 jäsentä, niin silloin asiamies ei saisi äänestää 10 edestä, vaan pelkästään 5 edestä.

Jos yhdistyksen kokouksessa tehtävät päätökset ovat sellaisia, että ne koskevat hallituksen ja/tai tilintarkastajien ja toiminnantarkastajien valintaa, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapautta, sääntöjen muuttamista tai yhdistyksen purkamista, on järjestettävä sellainen kokous, jolla on paikka ja aika, ja myös paikan päälle pitää voida, halutessaan, tulla. Luonnollisesti etäosallistuminen on aina mahdollista, joskaan se ei voi olla ainoa osallistumistapa.

Etäkokouksissa vaalisalaisuuden varmistaminen on aina haasteellinen asia, joka asettaa yhdistyksille lisähaasteita kokousten järjestämiseen.

 

Pertti Laitila

puheenjohtaja

Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry