Päivitettyä tietoa yhdistysten kokousten järjestämisestä Covid19-pandemian aikana

Koronaan liittyvät ohjeistukset ja määräykset elävät koko ajan - jos ei ihan päivästä toiseen, niin kuitenkin viikosta toiseen. Liitto koosti alla olevaan tiedotteeseen päivitettyä ajankohtaista tietoa yhdistysten kokousten järjestämisestä poikkeusoloissa. Tiedotteessa on myös joitakin linkkejä, joiden avulla voi pureutua syvemmälle luotettaviin tietolähteisiin.

SIIRTOLAPUUTARHALIITON TIEDOTE 17.3.2021

Kokoontumisrajoitukset

Aluehallintovirasto julkaisi 15.3.2021 tiedotteen, jonka mukaan se on muuttanut tulkintaansa eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisun seurauksena: kokoontumisrajoitukset eivät enää koske mm. yhdistysten kokouksia. Linjaus on, että sääntömääräisiin kokouksiin, joihin lähtökohtaisesti voivat osallistua vain yhteisön jäsenet sekä kutsuttuina eräät muut, ei pääsääntöisesti enää sovelleta yleisötilaisuuksia koskevia kokoontumisrajoituksia.

AVI:n tiedote on kokonaisuudessaan luettavissa täällä: https://bit.ly/3liHW3x

Vaikka kokoontumisrajoitukset eivät enää koske kokouksia, tartuntatautilain pykälän 58 c määräykset terveysturvallisuudesta koskevat kokouksen järjestäjää, eli yhdistyksen hallitusta.

Tartuntatautilaissa säädetään seuraavat minimivaatimukset, joita on noudatettava kokoustiloissa:

• osallistujilla on mahdollisuus käsien puhdistamiseen
• osallistujille annetaan riittävän etäisyyden ylläpitämistä, käsien puhdistamista ja muita vastaavia tartuntojen leviämistä estäviä käytänteitä koskevat toimintaohjeet
• tilojen ja pintojen puhdistamista tehostetaan sen lisäksi, mitä muualla kyseisen toiminnan osalta puhdistamisesta säädetään
• osallistujien oleskelu järjestetään sillä tavoin väljästi, kuin on mahdollista ja istumapaikat sijoitetaan riittävän etäälle toisistaan.

Lisäksi AVI suosittelee, että tiloissa käytetään myös muita THL:n ja OKM:n ohjeessa mainittuja keinoja koronaviruksen leviämisen estämiseksi.

Ohjeet ovat luettavissa täällä: https://bit.ly/30Mrm2n

Kokouksen siirtäminen

Nyt 30.6.2021 asti voimassa oleva poikkeuslaki ei salli kokousten siirtämistä – toisin kuin keväällä 2020 voimassa ollut poikkeuslaki.

Oikeusministeriön nettisivujen ’Kysymyksiä ja vastauksia koronasta’ –osiossa ( https://bit.ly/38LJUUV ) asiasta kirjoitetaan (9.3.2021) näin:

Tällä hetkellä ei ole voimassa säännöstä lykkäysmahdollisuudesta. 

Kokouksen lykkäämisen ja kevät- ja syyskokousten yhdistämisen lainmukaisuus riippuu kokonaisarvioinnista, joka on yhteisön hallituksen tehtävä. Kokonaisarvioinnissa on otettava huomioon yhteisön yhtiöjärjestys tai säännöt päätettävistä asioista, osakas- tai jäsenkunnan terveydensuojelutarpeet sekä se, voiko lykkäyksestä aiheutua vahinkoa yhteisölle tai sen osakkeenomistajille tai jäsenille (ks. LaVL 2/2020 vp, s. 4 ja HE 117/2020 vp). Yleensä lykkäys tai kokousten yhdistäminen ei vaikuta päätösten pätevyyteen.

Oikeusministeriössä on parhaillaan valmisteltavana lakimuutos, joka sallisi yhteisöjen kevätkokousten lykkäämisen niin, että ne pidetään 30.9.2021 mennessä.

Yhdistyksen säännöistä poikkeavat kokousjärjestelyt

Yhdistyksen hallituksen tulee huolehtia siitä, että kaikilla jäsenillä on käytännössä riittävä mahdollisuus osallistua yhdistyksen kokouksen päätöksentekoon koronaepidemiasta huolimatta. Tällöin voi olla tarpeen sallia osallistuminen asiamiehen tai etäyhteyden välityksellä.

Yhdistyslaki edellyttää, että jokaisella yhdistyksen jäsenellä pitää olla oikeus osallistua yhdistyksen kokoukseen niin halutessaan. Näin ollen yhdistys ei voi rajata kokousten osallistujamäärää. Yhdistys ei myöskään voi pakottaa kaikkia osallistumaan etäyhteyden kautta – etäosallistuminen on aina vain vaihtoehto.

Yhdistyksen hallitus voi poikkeuslain nojalla edellyttää ennakkoilmoittautumista yhdistyksen kokoukseen, joka pidetään viimeistään 30.6.2021. Kokoukseen ilmoittautumisen määräpäivä voi olla kaksi viikkoa ennen tai sitä lähempänä kokousta. Aika, jolloin kokouskutsu on viimeistään lähetettävä, lasketaan ilmoittautumisen viimeisestä määräpäivästä.

Yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka sitä ei olisi säännöissä sallittu. Väliaikainen laki on voimassa 30.6.2021 asti. Osallistumistapojen valinnassa ja kokousten käytännön toteuttamisessa on syytä huomioida, että etäosallistumisessa ei välttämättä voida todeta varmasti, ketkä kaikki kokoukseen tosiasiassa osallistuvat jäsenten ja mahdollisten asiamiesten lisäksi.

Poikkeuslaki mahdollistaa sen, että kokouksissa voidaan käyttää asiamiestä. Asiamiestä voidaan nyt käyttää, vaikka sellainen ei yhdistyksen sääntöjen mukaan olisi mahdollista. Poikkeuslain mukaan jäseniä voi asiamiehenä edustaa periaatteessa kuka tahansa. Sellainen rajoite poikkeuslaissa kuitenkin on, että yksi asiamies voi kokouksessa edustaa maksimissaan 10 % kokoukseen osallistuvista.

Oikeusministeriössä on parhaillaan valmisteilla esitys kokousmenettelyjä koskevan väliaikaisen lain eräiden säännösten voimassaolon jatkamiseksi. Ko. esitys on parhaillaan lausuntokierroksella ja sen arvioitu esittelyviikko on 16/2021. Esityksen mukaan poikkeussäännösten voimassaoloa jatkettaisiin 30.6.2022 asti. Poikkeussäännökset koskevat etäosallistumiskäytäntöjä ja asiamiehen käyttämistä sekä ennakkoilmoittautumista. Alkuperäinen ehdotus ei sisältänyt muita helpotuksia tai muutoksia kokousjärjestelyihin, mutta ehdotusta täydennettiin myöhemmin mahdollisuudella siirtää kokouksia.

Esitykseen voi tutustua täällä: https://bit.ly/3lsh2Gn

Liiton suositus

Jälkipuinnilta välttyäksemme tämänhetkisiä sääntöjä pitäisi noudattaa, sikäli kuin se suinkin on mahdollista, vaarantamatta jäsentemme terveyttä. Tartuntavaaran minimoimisen laittaisin tässä asiassa kaiken muun edelle. Lopullisen päätöksen yhdistyksen kokouksen järjestämisestä tekee sen hallitus.

Suosittelen lämpimästi etäosallistumista kokouksiin, niiltä, joille se teknisen osaamisen puitteissa on mahdollista. Kokouksenpitopaikkana ulkotilat sopivin etäisyyksin olisivat ehkä se turvallisin vaihtoehto, jota kannattaisi harkita nyt kevään edetessä. Tällä tavalla järjestetystä kokouksesta ei aiheudu yhdistykselle ylimääräisiä, ei-budjetoituja, kuluja kokoustiloista, äänitekniikasta ja sähköisen äänestämisen toteuttamisesta.

Pertti Laitila

puheenjohtaja

Suomen Siirtolapuutarhaliitto ry