Suomen Siirtolapuutarhaliiton palsta/jäsenrekisteri

Liiton puheenjohtajan tiedote

Suomen siirtolapuutarhaliiton palsta/jäsenrekisterityöryhmä on vienyt läpi projektia, jonka tarkoituksena on tarjota yhdistyksille järjestelmää, jonka tehtävänä on yhdistää jäsenten ja palstojen tiedot yhdeksi kokonaisuudeksi, joka toisaalta täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset ja toisaalta tarjoaa työkaluja esimerkiksi laskutuksen, lupien ja katselmustiedon hallintaan. Järjestelmä automatisoi yhteisiä rutiineja, kuten Siirtolapuutarhalehden osoitteiston käsittelyn.

Järjestelmästä on tulossa läpikäyntitilaisuus kesäkuun alussa.

Valittu ja räätälöity järjestelmä on otettu käyttöön Kumpulan siirtolapuutarhassa ja heidän kokemusten perusteella sitä kehitetään edelleen. Seuraavana kohteena on palstaan liittyvät prosessit, ennen kaikkea rakennus/toimenpideluvan käsittely ja säilytys. Valitussa järjestelmässä on hyviä tätä tukevia toimintoja, kuten palstaan liittyvän sähköpostikeskustelun tallentuminen palstatietoihin. Jotta kehitettävä työnkulku saadaan palvelemaan mahdollisimman monipuolisesti eri puutarhoja, pyydämme teitä kuvaamaan oman yhdistyksenne lupakäsittelyn.

Oleellisia asioita ovat mm

• mahdollinen paperinen tai sähköinen lomake (jonka pohjan toivomme myös saavamme)
• vastuut ja velvollisuudet: hallitus, rakentamislautakunta tai vastaava, muut
• katselmukset ja hyväksyntä
• dokumenttien kulku ja talletus

Kaiken voi kirjoittaa sanalliseen muotoon. Alla yksi keksitty esimerkki:

”Mökkiläinen hakee toimenpidelupaa mökin rakentamiselle, eri rakennelmille, värien muuttamiselle tai materiaalin vaihtamiselle. Jokaisella toimenpiteellä on hinta, joka näkyy toimenpidelomakkeella (liite). Täytetty lomake lähetetään sähköpostilla Rakentamistoimikunnan (RTK) yleiseen sähköpostilaatikkoon tai palautetaan yhdistyksen postilaatikkoon. RTK:n sihteeri skannaa paperiversiot, tallettaa kaikki RTK:n omaan Google Driveen ja pitää yllä listaa lupien käsittelyvaiheesta. RTK:lle on myönnetty oikeus antaa suoraan seuraavat luvat: katemateriaalin vaihtaminen huopaan, rakentamisohjeen mukainen terassa, istutussäleikköjen rakentaminen, ilmalämpöpumpun asentaminen. RTK päättää kokouksessaan hyväksymisestä ja lopputuloksen tarkastamisesta. Hyväksyminen ja lopputarkastus dokumentoidaan Google Driveen valokuvin. Tiedostot nimetään mökki-vuosi-juokseva numero-toimenpide, esim. 178-2023-001-ilmalämpöpumppu.docx. Muut lupahakemukset toimitetaan hallituksen kokoukseen. Hallituksen sihteeri tekee hallituksen hyväksymismerkinnän ja lähettää dokumentit jälleen RTK:lle. Ennen hallitukseen vientiä RTK tekee kokouksessaan suunnitelman kohteiden alku-, väli- ja lopputarkastuksesta, mikäli RTK puoltaa lupaa. Kun kumman tahansa hyväksymisen kautta tuleva lupa saa hyväksymisen, tieto välitetään sähköpostilla taloudenhoitajalle: mikä mökki, laskutettava toimenpide.”

Pyydämme lähettämään oman kuvauksenne suoraan palsta/rekisterityöryhmän vetäjälle Arto Härköselle, arto.harkonen@gmail.com.

Ystävällisesti,

Pertti Laitila

puheenjohtaja